Jak przygotować się do KSeF?

Źródło: Tekst pochodzi z portalu myERP.pl

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktur).

Obowiązkowe e-faktury będą rewolucją dla firm, dlatego też czas, w którym system e-Faktur jest dobrowolny, jest odpowiednim momentem na przygotowanie się do nadchodzących zmian. KSeF to zmiana nie tylko w procesie wystawiania, ale i otrzymywania faktur. Faktury strukturalne są przygotowywane zgodnie ze wzorem faktury opracowanym przez Ministerstwo Finansów. 

Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem programu nadajemy, zmieniamy lub odbieramy  uprawnienia, a także analizujemy i kontrolujemy informacje zawarte w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący. Każda taka faktura zweryfikowana jest pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za wystawioną i doręczoną dopiero kiedy otrzyma numer identyfikujący, tzw. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?

Od 1 lipca 2024 roku z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać będą: 

• przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT; 
• przedsiębiorcy, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT; 
• podatnicy, którzy są zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. 

Korzyści z KSeF

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami to uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, a to utrudni działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści. Są to między innymi:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni; 
• uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa; 
• koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej; 
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat; 
• mniej danych do wysyłania, ponieważ podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych; 
• brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury; 
• standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie; 
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy; 
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur; 
• automatyzacja procesów fakturowania; 
• brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury; 
• brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej. 

 Jak korzystać z KSeF

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jestweryfikacja, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych. 

A w naszym podcaście…

W naszym kolejnym (#20) podcaście rozmawiam z Tomaszem Królem, Business Developer Managerem z firmy in4mates. Tomasz opowiada o jak przygotować się do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i jakie powinniśmy podjąć działania, żeby wejść w ten proces sprawnie..

Serdecznie zapraszam do odsłuchania i komentowania.

Spotify: