Aktualny status prac nad Krajowym Systemem e-Faktur

autor: Krzysztof Walasek, Partner Zarządzający in4mates

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, którego zadaniem jest usprawnienie obiegu faktur w Polsce. Jego wdrożenie ma na celu zautomatyzowanie procesów fakturowania, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz poprawę efektywności administracji podatkowej. Jaki jest aktualny status prac nad KSeF? Poznaj kluczowe terminy, planowane rozwiązania techniczne i biznesowe oraz wnioski z ostatnich konsultacji z dnia 18 lipca 2024 r.

Aktualny status prac

Terminy wdrożenia

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że terminy wdrożenia KSeF pozostają bez zmian:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorstw o obrotach przekraczających 200 mln zł w 2025 roku.
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw.

Odroczenia i łagodzenia kar

Aby ułatwić przedsiębiorstwom adaptację do nowego systemu, do lipca 2026 r. nie będą nakładane kary za niestosowanie się do KSeF. Dodatkowo, wymóg umieszczania numeru KSeF na płatnościach został odroczony do końca lipca 2026 roku.

Papierowe faktury

Proponuje się, aby małe przedsiębiorstwa o miesięcznych obrotach do 10 tys. zł mogły czasowo wystawiać papierowe faktury o wartości poniżej 450 zł. Trwają jednak dyskusje nad innym określeniem tych limitów.

Rozwiązania techniczne i biznesowe

Dodawanie załączników do e-Faktur

Jednym z kluczowych elementów prac na poziomie funkcjonalnym jest umożliwienie dodawania załączników do e-faktur. Wstępnie proponuje się, aby załączniki były ustrukturyzowane, zawierające miary, ceny transakcji oraz informacje wynikające z przepisów branżowych. Każda faktura mogłaby mieć jeden załącznik, który można korygować na podobnych zasadach jak fakturę.

Tryb offline

Planowane jest utrzymanie trybu offline, w którym faktury będą podpisywane certyfikatami oraz generowany będzie kod QR. Faktury wystawione w trybie offline będą musiały być wprowadzone do systemu następnego dnia biznesowego. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne dla sprzedaży takich jakie mają miejsce np. na stacjach benzynowych czy innych miejsc wymagających szybkiego wystawiania faktur.

Roadmapa wdrożeń

We wrześniu 2024 r. opublikowana zostanie uporządkowana roadmapa wdrożeń KSeF na środowiska testowe, przedprodukcyjne i produkcyjne. Planowane jest także wyrównanie środowisk KSeF, co oznacza, że różne wersje oprogramowania będą działać równolegle na różnych środowiskach, aby użytkownicy mieli więcej czasu na dostosowanie swoich systemów.

Certyfikaty KSeF

Certyfikaty wystawiane na potrzeby KSeF będą miały określony termin ważności, co oznacza, że nie będą bezterminowe.

Konsultacje i prace legislacyjne

Etapy prac legislacyjnych

Proces legislacyjny dotyczący KSeF został podzielony na dwa etapy. Pierwszy etap, obejmujący przesunięcie obowiązku wdrożenia KSeF na 1 lutego 2026 r., został już zakończony. Drugi etap zakłada stopniowe wprowadzenie obowiązku KSeF, z terminami podanymi wcześniej.

Faktury konsumenckie

Podczas spotkania poruszono również temat faktur konsumenckich, zastanawiając się, czy powinny być one przesyłane do KSeF fakultatywnie czy obowiązkowo. Podtrzymano zasadność utrzymania niektórych odroczeń, takich jak odroczenie kar za niestosowanie KSeF.

Podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest jednym z priorytetów Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej. Pomimo licznych wyzwań technicznych i proceduralnych, celem resortu jest stworzenie systemu, który będzie efektywnie wspierał przedsiębiorców w procesie e-fakturowania. Przedstawione rozwiązania i konsultacje mają na celu wypracowanie optymalnych metod wprowadzenia KSeF, zapewniając stabilny proces wdrożenia i adaptacji do nowych wymogów.

Masz dodatkowe pytania?

Napisz do ekspertów in4mates.