Jeszcze nie czas na KSeF dla leasingu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma wejść w życie w 2026 roku, co może sugerować, że firmy leasingowe mają jeszcze sporo czasu na przygotowania. Nic bardziej mylnego. Został niecały rok na wdrożenie niezbędnych rozwiązań, a zwlekanie może prowadzić do poważnych problemów związanych z integracją i reorganizacją procesów. Dlaczego warto działać już teraz? Jak najlepiej wykorzystać ten czas? Na te oraz inne pytania odpowiada Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates.

Co jest obecnie największym wyzwaniem technologicznym w branży leasingowej?

Firmy z branży leasingowej charakteryzuje duża złożoność środowisk IT. Wynika to z faktu, że część z nich powstała w wyniku fuzji lub przejęć i dziedziczyła różne rozwiązania, inne wdrażały kolejne systemy, aby sprostać zmianom regulacyjnym czy potrzebom biznesowym. W konsekwencji wiele firm leasingowych posiada kilka systemów do wystawiania faktur. Staje się to sporym wyzwaniem szczególnie w kontekście wdrożenia KSeF, gdzie spójność oraz integracja danych z różnych źródeł mają kluczowe znaczenie. Taką właśnie mamy sytuację u naszego klienta z branży leasingowej, u którego wdrażamy system inVoice i wspólnie mierzymy się ze złożonością jego środowiska IT.

Kolejną ważną kwestią, o której także warto pamiętać w związku z KSeF, jest konieczność wystawienia w niemal tym samym czasie nawet setek tysięcy faktur. To stawia dodatkowe wymagania wobec systemów IT i procesów operacyjnych wszystkich firm leasingowych, również tych, które posiadają tylko jeden system do wystawiana faktur.

Czy właśnie dlatego firmy leasingowe powinny zacząć przygotowania do wdrożenia e-faktur już teraz?

Wdrożenie e-faktur to proces wieloetapowy, który wymaga działań na kilku poziomach. Dotyczy to również branży leasingowej, gdzie przetwarzane są liczne i złożone transakcje. Oznacza to, że zmiany wynikające z KSeF nie dotyczą jedynie technologii. Często niezbędne będą także zmiany organizacyjne i procesowe w całej organizacji. Niesie to za sobą konieczność weryfikacji istniejących procedur oraz przygotowania pracowników do pracy z nowym systemem, a to wymaga czasu.

Dodatkowo, modyfikacje techniczne w systemach obsługujących faktury i ich integracja z KSeF są procesem złożonym. W firmach leasingowych, które korzystają z kilku rozwiązań, prace te mogą potrwać od kilku miesięcy do nawet pół roku. Dlatego organizacje, które rozpoczną przygotowania już teraz, unikną problemów wynikających z działania pod presją czasu i będą w stanie przetestować oraz zoptymalizować procesy przed datą obowiązkowego wdrożenia.

Jakie są największe wyzwania, z którymi firmy mogą się spotkać podczas implementacji KSeF?

Jednym z głównych wyzwań jest ilość pracy potrzebnej do wdrożenia KSeF, która zależy od liczby systemów wymagających integracji. Nawet w przypadku średniej wielkości firmy leasingowej, wdrożenie samej warstwy IT może potrwać od dwóch do trzech miesięcy. Dodatkowy czas jest potrzebny na testowanie, przygotowanie środowiska produkcyjnego i finalne wdrożenie, więc jest to absolutne minimum.

Co więcej, prace te nie zawsze mogą przebiegać równolegle, co dodatkowo wydłuża czas. W przypadku rozbudowanych środowisk biznesowych dostosowywanie procesów może wynosić nawet pół roku. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, kiedy mówimy o dużych, międzynarodowych firmach, gdzie decyzje o wdrożeniu są podejmowane poza Polską. A pamiętajmy, że każde opóźnienie wpływa na harmonogram integracji i testów co stwarza ryzyko, że wdrożenie nie zostanie ukończone na czas.

Jakie korzyści wynikają z wcześniejszego wdrożenia KSeF?

Wcześniejsze rozpoczęcie prac daje firmom leasingowym możliwość dokładnego przetestowania i optymalizacji nowych procesów. Mogą to zrobić w realnych warunkach, a to pozwala na lepsze dostosowanie rozwiązania do specyfiki organizacji i zapewnia, że wszystkie procesy przebiegają zgodnie z założeniami.

Nie ma sensu działać pod presja czasu, jeżeli można być „smart” i w ten sposób ograniczyć ryzyka. Dobrym przykładem może być jeden z naszych klientów z branży leasingowej, który zdecydował się na nasz system inVoice. Nie wstrzymał prac po ogłoszeniu nowego terminu obowiązywania KSeF, a wcześniejsze wdrożenie ułatwiło mu właściwe przygotowanie wszystkich elementów systemu do eksploatacji. W tego typu projektach mogą pojawić się różne niespodzianki, które wymagają dodatkowego czasu i zasobów. Dlatego warto dobrze wykorzystać ten czas.

Jakie kroki powinny podjąć już dziś firmy, aby sprawnie wdrożyć KSeF?

Wdrożenie KSeF wymaga przemyślanej strategii. Na początek kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej analizy wymagań, aby określić, jakie zmiany będą niezbędne w strukturze i systemach firmy. Tylko wtedy możemy właściwie zaplanować kolejne kroki, takie jak wybór odpowiednich narzędzi oraz systemu integracji, który będzie odpowiadał specyfice działalności.

Jak wygląda etap integracji systemu z KSeF?

Podstawą skutecznego wdrożenia jest wybór odpowiedniego oprogramowania. Nasz KSeF-Hub, czyli system inVoice, zapewnia płynny przepływ danych – odbiera faktury z systemów źródłowych, weryfikuje ich poprawność i przekazuje je do KSeF. Działa również w drugą stronę: pobiera faktury wystawione przez dostawców i przesyła je do właściwych systemów księgowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy implementują komunikację z KSeF tylko raz, co znacząco upraszcza proces oraz oszczędza czas potrzebny na obsługę i testowanie systemu.

Dlaczego KSeF-Hub, taki jak inVoice, może być korzystniejszy niż bezpośrednia integracja z KSeF?

Zaletą inVoice jest możliwość pełnej kontroli nad komunikacją z KSeF – mamy wpływ na liczbę oraz częstotliwość zapytań wychodzących, co pozwala na lepsze zarządzanie danymi. Choć integracja z systemami firmy jest nadal konieczna, to jednak nasz system ułatwia ten proces, ponieważ nie jesteśmy ograniczeni wyłącznie przez techniczne możliwości i logikę KSeF. Z inVoice firmy leasingowe zyskują większą elastyczność i możliwość łatwego wygenerowania wymaganych plików poprzez standardowy eksport danych.

Jakie są długofalowe korzyści z wyboru inVoice jako rozwiązania do integracji z KSeF?

Jedną z głównych zalet inVoice jest to, że wszystkie przyszłe zmiany techniczne w KSeF będą obsługiwane przez to rozwiązanie. Nie będzie potrzeby dokonywania modyfikacji w systemach źródłowych firmy. Dzięki temu rozwiązanie jest skalowalne i łatwiejsze w utrzymaniu, co minimalizuje ryzyko i pozwala firmom skupić się na operacjach, a nie na obsłudze technicznej.

Na każdym etapie wdrożenia KSeF, od analizy potrzeb aż po integrację i testowanie, działamy tak, aby maksymalnie wspierać naszych klientów. Zdajemy sobie sprawę, że nie wszystkie finalne regulacje Ministerstwa są już znane, jednak jako dostawca jesteśmy przygotowani na szybkie dostosowanie naszego systemu. Nasi klienci z branży leasingowej są spokojni, bo wiedzą że zadbamy o to, aby wszystkie wymagane zmiany były wdrożone zgodnie z przepisami i bez zakłóceń.

Masz dodatkowe pytania?

Napisz do naszych ekspertów.

Szukasz skutecznego systemu, który zapewnia zapewnia bezpieczną i dwukierunkową komunikację z KSeF?

Poznaj inVoice