KSeF: czas na odwlekanie czy mądre planowanie?

Decyzja Ministerstwa Finansów dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zamroziła działania biznesu związane z dostosowaniem rozwiązań informatycznych do nowych regulacji. KSeF ma być obowiązkowy od 2026 roku, ale czy to oznacza, że firmy mogą odłożyć na bok przygotowania do digitalizacji procesów fakturowania? Odpowiedź brzmi: zdecydowanie nie. O tym, jak być smart i dobrze przygotować swoją firmę na e-fakturowanie, zanim stanie się ono wymogiem prawnym, mówi Michał Drabikowski, Partner Zarządzający w in4mates.

Jaka jest obecnie sytuacja dotycząca KSeF?

Od samego początku sytuacja wokół Krajowego Systemu e-Faktur była wyjątkowo dynamiczna. Choć koncepcja i cele tego rozwiązania pozostały niezmienne od 2022 roku, to od tamtego czasu miało miejsce wiele zmian na poziomie technicznym i regulacyjnym, a ostateczny termin obowiązkowego wdrożenia KSeF przesunięto na 1 lutego 2026. Lada moment powinny się odbyć zapowiadane przez Ministerstwo Finansów finalne konsultacje społeczne. Jednak czas, jaki pozostał do ogłoszenia ostatecznych wytycznych firmy powinny wykorzystać na planowanie dalszych działań.

Jakie zmiany mogą przynieść konsultacje?

Należy oczekiwać nieznacznych modyfikacji schematu e-faktur, które umożliwią m.in. przekazywanie załączników oraz zamianę tokena autoryzacyjnego na certyfikat, co podniesie poziom bezpieczeństwa. Możliwe są również pewne uproszczenia prawne, takie jak czasowa możliwość wystawiania faktur w trybie offline czy wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W ramach konsultacji rozważa się także wycofanie z sankcji za brak podania numeru NIP.

Jak decyzja Ministerstwa Finansów o opóźnieniu obowiązkowego KSeF wpłynęła na biznes? Czy wszystkie firmy wstrzymały prace z zakresu digitalizacji procesów fakturowania?

Większość firm, widząc odsuwający się termin wprowadzenia KSeF i słysząc zapowiedzi pewnych zmian, zdecydowała się wstrzymać prace wdrożeniowe. Z jednej strony jest to naturalna decyzja, z drugiej strony czas płynie nieubłaganie i za chwilę może się okazać, że znowu jest go za mało. Znowu, bo jeszcze na początku tego roku, gdy obowiązywał termin 1 lipca, wiele firm w popłochu zastanawiało się, jak zrealizować ten projekt w 6 miesięcy. Trzeba pamiętać, że dostosowanie firmy do nowych regulacji to niemałe wyzwanie, zwłaszcza dla dużych organizacji, które posiadają więcej niż jeden system finansowo-księgowy. Jeszcze więcej czasu potrzeba gdy chcemy przy tej okazji zadbać o automatyzację procesów, by z koniecznych zmian wynieść też korzyści biznesowe.

Jednak są firmy, które to rozumieją i wybrały inną drogę. Pomimo przesunięcia terminu, postanowiły działać dalej. Bardzo dobrym przykładem jest nasz klient – wiodąca firma z branży leasingowej, która zdecydowała się na wdrożenie systemu inVoice. Klient wiedział, że w związku z KSeF czeka go ogrom prac, w tym znaczne zmiany w kilku posiadanych systemach finansowo-księgowych. Zdawał sobie sprawę z wyzwań, z jakimi może wiązać się ten projekt, dlatego nie wstrzymał prac – i dziś jest już niemal gotowy na KSeF.

Co zaważyło na tej decyzji?

Była to z jednej strony kwestia organizacyjna i budżetowa, bo jak wiadomo, wstrzymywanie prac i powrót do nich po dłuższej przerwie wiąże się z wyższymi kosztami. Z drugiej – świadoma decyzja, by ograniczać ryzyko i nie działać na ostatnią chwilę. Wcześniejsze wdrożenie daje zespołom operacyjnym czas na pełne opanowanie nowych procesów, co zwiększa efektywność i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów w momencie obowiązkowego przejścia na KSeF. Dzięki takiemu podejściu nasz klient będzie mógł wszystko dokładnie przetestować i dużo płynniej przejść na nowy model wystawiania e-faktur.

Co jeszcze zyskał Wasz klient dzięki wcześniejszemu wdrożeniu systemu?

Klient ma już najtrudniejszy etap prac za sobą. Teraz czekają go jedynie drobne dostosowania, co daje mu przestrzeń na zajęcie się innymi kluczowymi wyzwaniami. Co istotne, dzięki wcześniejszemu wdrożeniu będzie mógł uruchomić system w ramach pilotażu wcześniej, niż wymagają tego oficjalne terminy. Pozwoli mu to zminimalizować ryzyko i płynnie przestawić działalność na nowy model, bez konieczności jednorazowego wdrażania całej firmy. Jeśli pilotaż zakończy się sukcesem, będzie mógł w pełni przejść na KSeF już w 2025 roku i korzystać z benefitów gwarantowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak szybsze zwroty VAT.

Jak zatem najlepiej wykorzystać czas pozostały na dostosowanie do KSeF?

Z perspektywy mniejszej firmy, mającej jeden system finansowo-księgowy, dobrym momentem na podjęcie działań jest początek przyszłego roku. Warto wtedy skontaktować się z dostawcą tego systemu i upewnić się, że wszystkie potrzeby w zakresie e-fakturowania będą spełnione. W tego typu projektach liczy się czas, dlatego warto mieć go trochę w zanadrzu, na wypadek, gdyby trzeba było wdrożyć plan B.

Jeśli jednak mówimy o dużej firmie, mającej kilka systemów finansowo-księgowych lub wystawiającej bardzo dużą liczbę faktur, to już teraz powinna ona zadbać o budżetowanie. A nie później niż z początkiem przyszłego roku rozpocząć analizę procesów związanych z obiegiem faktur.

Dlaczego już teraz?

Ponieważ wiele z tych procesów trzeba będzie zmodyfikować, z kolei niektóre warto będzie przy okazji usprawnić lub zautomatyzować. W przypadku tego typu organizacji będzie to bardziej złożony projekt. Jego realizacja może wymagać wdrożenia nowego, wyspecjalizowanego komponentu odpowiedzialnego za komunikację z KSeF i zintegrowania go z wykorzystywanymi w firmie systemami. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie przeanalizować wszystkie wymagania i zrozumieć, co dla tej konkretnej organizacji oznacza pełne przygotowanie się na obowiązkowy KSeF.

Lepiej zacząć już dziś, bo na realizacje tego projektu potrzeba czasu — czasu, którego może zabraknąć, jeżeli będziemy biernie czekać na ostateczne doprecyzowanie wszystkich kwestii technicznych związanych z KSeF.

A co jeśli firma rozpocznie prace, a wytyczne resortu się zmienią?

Kluczową kwestią jest wybór dobrego i sprawdzonego dostawcy. To on jest najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka, ponieważ to na nim spoczywa odpowiedzialność dostosowywania systemów do zmian w KSeF. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać firmę, która stanie się naszym zaufanym partnerem i zadba o wszelkie kwestie technologiczne, nawet jeśli pojawią się nowe wytyczne.

Dlatego w in4mates na bieżąco monitorujemy komunikaty resortu. Co ważne, posiadamy też przemyślany, sprawdzony w boju i nowoczesny system, który jesteśmy w stanie szybko dostosować do nowych wymagań związanych z wprowadzeniem KSeF. Dzięki temu nasi klienci nie musza się niczym martwić, bo wiedzą, że będą gotowi na czas.

Masz dodatkowe pytania?

Napisz do naszych ekspertów.

Szukasz skutecznego systemu, który zapewnia zapewnia bezpieczną i dwukierunkową komunikację z KSeF?

Poznaj inVoice