KSeF: Jakie zmiany wprowadzi Ministerstwo Finansów?

Ministerstwo Finansów po serii publicznych konsultacji zaprezentowało plany dotyczące Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Resort nie wskazał jeszcze ostatecznego terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, ale przekazał główne kierunki zmian w systemie. Wśród nich znalazły się m.in. ujednolicenie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników oraz dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich. O tym co planowane zmiany oznaczają dla firm oraz instytucji mówi Krzysztof Walasek, partner zarządzający w in4mates.

Jakie zapowiedzi resortu są kluczowe dla firm? Od kiedy zacznie obowiązywać KSeF?

Kluczową informacją z punktu widzenia przedsiębiorców jest zapowiedź Ministra Finansów Andrzeja Domańskiego, że „od tego systemu nie ma odwrotu”. Tak więc nie zastanawiamy się już czy KSeF zostanie wdrożony po audycie, lecz kiedy zostanie wdrożony.

Jest to system potrzebny zarówno z punktu widzenia finansów państwowych, jak i dalszej digitalizacji obiegu faktur pomiędzy przedsiębiorstwami. Zgodnie z zapowiedzią resortu termin wdrożenia KSeF zostanie podany najprawdopodobniej na przełomie kwietnia i maja tego roku.

Które zmiany w KSeF będą ważne dla przedsiębiorców?

Warto tutaj wymienić trzy zapowiadane przez resort zmiany. Pierwsza dotyczy odroczenia obowiązku podawania w płatnościach numerów KSeF faktur, których te płatności dotyczą. Jest to o tyle ważna informacja, że realizacja tego obowiązku wiąże się z wieloma utrudnieniami organizacyjnymi oraz koniecznością wprowadzenia istotnych modyfikacji w kolejnych systemach informatycznych m.in. bankowych, księgowych czy e-commerce.

Druga kwestia dotyczy możliwości wystawiania faktur w trybie offline, o ile dostarczona faktura będzie miała stosowny kod QR pozwalający na jej późniejszą weryfikację. Będzie ona musiała być wprowadzona do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Jest to ważna zmiana, która uniezależni ciągłość prowadzenia biznesu od natychmiastowej dostępności KSeF oraz umożliwi wprowadzenie wygodniejszych procedur obsługi klienta.

Resort zapowiedział także dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy np. unikną kłopotliwej identyfikacji klientów i konieczności weryfikacji, który z nich jest osobą prywatną, a kto prowadzi działalność gospodarczą.

Jak ocenia Pan kierunek zmian proponowany przez Ministerstwo Finansów?

Najbardziej kontrowersyjne tematy poruszane na konsultacjach zostały wzięte pod uwagę i zaproponowane zostały dla nich sensowne rozwiązania. Część tych rozwiązań ma charakter organizacyjny, część będzie wymagała jeszcze dostosowania do nich systemów integrujących się z KSeF. Jednak jesteśmy jeszcze na etapie propozycji resortu. O konkretach będziemy mogli mówić, jak już poznamy finalne brzmienie ustawy i specyfikację zmian w KSeF.

Wiemy już, że KSeF nie zacznie obowiązywać od lipca 2024 roku. Czy to oznacza, że firmy nie muszą się na razie martwić dostosowaniem swoich systemów informatycznych do zmian?

Wprawdzie terminu obligatoryjnego korzystania z KSeF zostanie odroczony i wszystko wskazuje na to, że maksymalnie będzie to lipiec 2025 roku, to jednak termin 1 stycznia 2025 roku też jest w dalszym ciągu realny. Oznacza to, że firmy mają naprawdę niewiele czasu na dostosowanie swoich systemów IT do zmian. Pół roku na wprowadzenie nowych rozwiązań, które wymagają podłączenia własnych systemów z KSeF, to nie jest termin na tyle odległy, by można było to odkładać na później.

Czy kierunek prac resortu oznacza konieczność wprowadzenia przez dostawców drastycznych zmian w systemach IT?

Zaproponowane przez resort finansów zmiany nie są rewolucyjne, jeżeli chodzi o samo działanie KSeF. Każda firma, która ma, lub właśnie wdraża integrację swoich systemów księgowych i fakturowych z KSeF, odczuje te zmiany jako niewielkie. Oczywiście wiele zależy tu od tego, na jakim jest etapie budowy rozwiązania.

Należy pamiętać, że przejście na działanie przedsiębiorstwa z KSeF, jest długotrwałym przedsięwzięciem. Wymaga nie tylko wyboru odpowiedniego rozwiązania, jego wdrożenia i dostosowania do niego posiadanych systemów IT, lecz także modyfikacji procesów biznesowych związanych z obiegiem faktur. Dlatego przedsiębiorstwa, które nie rozpoczęły jeszcze przygotowań do wprowadzenia KSeF, nie powinny dłużej zwlekać.

Jak in4mates podchodzi do tych zmian? Czy Wasi klienci będą gotowi na czas?

Dla nas kluczową kwestią przy budowie systemu do obsługi e-faktur inVoice było zapewnienie naszym klientom skutecznego i wysokiej jakości rozwiązania, które nie tylko usprawnia procesy fakturowania, ale też bardzo dobrze współpracuje z KSeF i zapewnia pełną zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów. Dlatego od początku na bieżąco monitorujemy otoczenie regulacyjne i analizujemy propozycje resortu. Nie zamykamy się przy tym tylko na sprawach technicznych, ale skupiamy się również na kwestiach merytorycznych po to, by pomóc rozwiać ewentualne wątpliwości i być wsparciem dla naszych klientów. Posiadamy zespół ekspertów i wiedzę, która umożliwia rozwiązanie nawet najtrudniejszych problemów. Mamy niezbędne narzędzia do tego, aby wspierać firmy w zakresie KSeF, niezależnie od tego z jak dużymi wiąże się to wyzwaniami.

Zależy nam także, aby dobrze dopasować wymagania ministerstwa do specyfiki konkretnej instytucji czy przedsiębiorstwa. Dlatego inVoice może być dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta. Wszystko po to, aby jak najlepiej przygotować go do zmian. Dzięki temu firmy, z którymi współpracujemy wiedzą, że mogą spać spokojnie, bo ich ekosystem informatyczny będzie gotowy na czas.

Potrzebujesz systemu do niezawodnej komunikacji z KSeF?
Poznaj inVoice i sprawdź, w jaki sposób usprawni funkcjonowanie Twojej firmy.