KSeF: niespodzianki, niewiadome i kluczowe czynniki sukcesu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych wyzwań technologicznych i organizacyjnych, jakie obecnie stoi przed wieloma firmami w Polsce. Mimo że termin jego obowiązywania może wydawać się odległy, to rzeczywistość pokazuje, że droga do sukcesu może być wyboista i pełna niespodzianek. Jakie realne zagrożenia mogą się pojawić w tym procesie? Co decyduje o powodzeniu projektu IT takiego jak integracja z KSeF? I wreszcie, jak istotna jest rola dostawcy technologii?

KSeF – gdzie mogą kryć się niemiłe niespodzianki?

1. Niepewności regulacyjne

Choć założenia KSeF zostały opublikowane, część szczegółowych wymogów technicznych i operacyjnych może ulec zmianie. Oznacza to, że firmy, które zdecydują się na implementację na ostatnią chwilę, mogą spotkać się z problemami wynikającymi z braków czasu na dostosowanie się do zmieniających się przepisów.

2. Złożoność środowisk IT

W organizacjach o rozbudowanej infrastrukturze IT integracja z KSeF może przypominać grę w domino. Wprowadzenie zmian w jednym systemie może wywołać nieprzewidziane skutki w innych, co prowadzi do konieczności dodatkowych prac i testów.

3. Niedoszacowanie czasu i zasobów

Wdrożenie KSeF wymaga czasu, nie tylko na integrację techniczną, ale również na przeszkolenie administratorów i użytkowników biznesowych systemu, weryfikację procesów i testowanie rozwiązań w rzeczywistych warunkach. Czasem organizacje są zaskoczone, jak dużo zasobów i zaangażowania wymaga taki projekt.

4. Problemy z mapowaniem danych

Jednym z kluczowych elementów sukcesu jest właściwe mapowanie danych, od którego zależy, czy plik wygenerowany przez system będzie zgodny z tzw. schemą, czyli wymogami schematu określonego przez Ministerstwo Finansów. W innej sytuacji plik zostanie odrzucony przez KSeF.

5. Rozwiązania niedostosowane do specyfiki organizacji

Firmy często korzystają z uniwersalnych systemów, które nie uwzględniają specyfiki ich procesów. W przypadku KSeF oznacza to, że gotowe rozwiązanie może wymagać istotnych modyfikacji, co zwiększa koszt i czas wdrożenia.

Jakie są zatem kluczowe czynniki sukcesu przygotowań do KSeF?

1. Dokładna analiza potrzeb

Każdy projekt IT powinien rozpoczynać się od gruntownej analizy wymagań i możliwości organizacji. Ważne jest zrozumienie, jakie procesy muszą zostać zmodyfikowane i jakie systemy zintegrowane, aby całość działała sprawnie.

2. Elastyczność rozwiązania technologicznego

Idealny system powinien być skalowalny, elastyczny i gotowy na zmiany regulacyjne. Warto wybrać rozwiązanie, które może być dostosowane do specyfiki organizacji bez konieczności gruntownych zmian w istniejących systemach IT.

3. Wybór doświadczonego dostawcy

Rola dostawcy technologii w projektach IT, takich jak wdrożenie KSeF, jest kluczowa. Doświadczenie i znajomość specyfiki branży pozwalają uniknąć wielu problemów. Dobry dostawca nie tylko dostarczy narzędzia, ale też zapewni wsparcie na każdym etapie wdrożenia.

4. Rzetelne zarządzanie projektem

Bez odpowiedniego planowania i zarządzania wdrożenie może się przeciągać, generując dodatkowe koszty. Ważne jest ustanowienie jasnych celów, etapów projektu i odpowiedzialności poszczególnych zespołów.

5. Testowanie w rzeczywistych warunkach

Etap testów jest kluczowy dla zidentyfikowania potencjalnych problemów jeszcze przed wdrożeniem produkcyjnym. Obejmuje to testowanie przepływów danych, integracji z innymi systemami oraz zgodności z regulacjami.

Jaka w tym procesie jest rola dostawcy?

Dostawca technologii w projektach takich jak KSeF nie jest jedynie dostawcą narzędzi. Może być on czynnikiem decydującym o powodzeniu całego projektu, dlatego powinien być przede wszystkim partnerem, który:

• Doradza w wyborze optymalnego podejścia do wdrożenia.
• Zapewnia wsparcie techniczne i merytoryczne.
• Monitoruje zmiany regulacyjne i dostosowuje system do nowych wymagań.
• Dostarcza elastyczne rozwiązanie, które może być rozbudowywane wraz z rozwojem organizacji.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu?

• Skalowalność: system powinien obsługiwać zarówno małe, jak i bardzo duże wolumeny faktur.
• Integracja: możliwość płynnej integracji z istniejącymi systemami ERP lub księgowymi.
• Zgodność regulacyjna: system musi być zawsze aktualny pod względem wymagań prawnych.
• Elastyczność: łatwość dostosowywania do specyficznych potrzeb organizacji.

Nie ma projektów IT bez niespodzianek, ale można się na nie przygotować. Tym bardziej w przypadku wdrożenia KSeF, który jest projektem o wysokim poziomie złożoności i wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania technologicznego, ale także strategicznego podejścia do zarządzania procesem.

autor: Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates

Masz dodatkowe pytania?

Napisz do naszych ekspertów.