E-fakturowanie w dużych przedsiębiorstwach: wyzwania i korzyści wynikające z KSeF

Do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został niecały rok. Już 1 lutego 2026 roku zacznie być obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł. Według szacunków Ministerstwa Finansów będzie to ok. 5 tysięcy organizacji. To oznacza, że muszą one przygotować się na fundamentalne zmiany w sposobie wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur. Wdrożenie KSeF nie jest jedynie kwestią techniczną – to także reorganizacja procesów, dostosowanie systemów IT i zapewnienie zgodności z nowymi przepisami. Jakie konkretne zmiany czekają duże organizacje i jak mogą przygotować się do wprowadzenia nowego systemu?

Duże przedsiębiorstwa operują w środowiskach, które cechuje duża złożoność procesów i infrastruktury IT. Często decydują o tym takie czynniki jak:

Rozproszone systemy IT

Przedsiębiorstwa tej wielkości korzystają z wielu narzędzi i systemów ERP, które obsługują różne działy czy oddziały. Integracja tych rozwiązań z KSeF wymaga nie tylko technologicznych nakładów, ale również głębokiego zrozumienia przepływów danych.

Wysoka liczba transakcji

Duże organizacje przetwarzają setki tysięcy faktur rocznie, a niektóre nawet miesięcznie. Wdrożenie KSeF w takich warunkach wymaga systemów zdolnych do obsługi masowej liczby dokumentów w sposób bezpieczny, wydajny i niezawodny.

W tym przypadku sporym wyzwaniem bywa również zarządzanie zmianą w strukturach o wielu poziomach hierarchii. Jednak w kontekście KSeF wszystkie te elementy mogą być też punktem wyjścia do potencjalnych usprawnień, które mogą znacząco poprawić efektywność procesów w organizacji.

Jakie korzyści może przynieść dobrze przeprowadzony proces przygotowania do KSeF?

Centralizacja procesów fakturowania

Dzięki KSeF możliwe jest zautomatyzowanie i ujednolicenie procesów fakturowania w całej organizacji. To szczególnie istotne dla podmiotów działających w wielu lokalizacjach, gdzie dotychczas wykorzystywano rozwiązania specyficzne dla poszczególnych jednostek.

Poprawa jakości i przepływu danych

Centralizacja danych w systemie KSeF pozwala na lepsze zarządzanie informacją w organizacji. Dzięki temu mogą one wykorzystywać te dane do analizy i optymalizacji procesów biznesowych, co przekłada się na  podejmowanie bardziej trafnych decyzji strategicznych.

Jakie wyzwania technologiczne wiążą się z przygotowaniem do KSeF?

Skalowalność technologii

Duże przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z koniecznością wdrożenia rozwiązań skalowalnych, które sprostają rosnącej liczbie transakcji oraz ich złożoności.

Reorganizacja procesów wewnętrznych

Wprowadzenie KSeF wymaga nie tylko modernizacji technologicznej, ale także dostosowania procesów operacyjnych. Szczególnie w instytucjach finansowych konieczne jest zapewnienie zgodności procesów z regulacjami prawa.

Długofalowe inwestycje w automatyzację

Duże przedsiębiorstwa powinny potraktować KSeF jako okazję do wprowadzenia szerszej automatyzacji procesów biznesowych, wykraczającej poza fakturowanie. Inwestycje te mogą przynieść długoterminowe oszczędności oraz zwiększyć efektywność operacyjną.

W ich przypadku najbardziej istotna jest potrzeba wdrożenia skalowalnych, efektywnych i zapewniających zgodność z regulacjami rozwiązań, które sprostają wymaganiom współczesnego biznesu. Dlatego tak ważne jest odpowiednio wczesne podjęcie działań. Dobre planowanie pozwoli spełnić wymogi prawne, ale także zyskać czas na optymalizację procesów i przygotowanie organizacji na przyszłość. W obliczu nadchodzących zmian kluczowe jest podejście strategiczne i wybór rozwiązań, które będą wspierać rozwój organizacji w długiej perspektywie.

autor: Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates

Masz dodatkowe pytania?

Napisz do naszych ekspertów.