Ministerstwo Finansów ogłosiło plan wdrożenia KSeF 2.0 – są konkretne daty i działania

Ministerstwo Finansów ogłosiło zaktualizowany plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Jeszcze w tym roku udostępniona zostanie nowa wersja systemu – KSeF 2.0 – wraz z dokumentacją i środowiskiem testowym. Projekt uwzględnia postulaty przedsiębiorców i wprowadza jasny harmonogram działań, który ma ułatwić techniczne przygotowania do obowiązku. Sprawdź, co się zmienia i jak zaplanować integrację, by uniknąć przestojów i chaosu w ostatniej chwili.

„Mapa drogowa” wdrożenia KSeF 2.0 – kluczowe etapy

Zaktualizowany harmonogram wprowadzenia obowiązku KSeF został rozszerzony o konkretne terminy techniczne, dzięki którym firmy mogą lepiej zaplanować działania wdrożeniowe. To właśnie te elementy – nowa struktura faktury, dokumentacja API, testy oraz certyfikaty– będą miały największy wpływ na skuteczne przygotowanie do zmian.

🔷 Czerwiec 2025 r.

Ministerstwo Finansów opublikuje:

• zaktualizowaną strukturę logiczną FA(3) -wzór faktury ustrukturyzowanej,
• dokumentację interfejsu API dla wersji KSeF 2.0 – specyfikację techniczną niezbędną do integracji systemów fakturujących z KSeF.

🔷 Od 30 września 2025 r.

Rozpoczną się otwarte testy interfejsu API KSeF 2.0, dostępne dla wszystkich zainteresowanych integratorów i dużych firm. To kluczowy moment dla dostawców systemów IT, którzy muszą zapewnić zgodność swoich rozwiązań z nowymi wymaganiami.

🔷 Listopad 2025 r.

Udostępniona zostanie testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, która umożliwi przedsiębiorcom zapoznanie się z wyglądem i funkcjonalnością systemu jeszcze przed wejściem obowiązku. Wystawione w tym środowisku faktury nie będą wywoływać skutków prawnych, ale pozwolą oswoić się z nowym narzędziem.

🔷 1 listopada 2025 r.

Przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur, wymagane m.in. do pracy w trybie awaryjnym oraz w trybie offline24. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i ciągłość działania nawet przy problemach z połączeniem z KSeF.

🔷 1 lutego 2026 r.

Udostępniona zostanie produkcyjna wersja systemu, umożliwiająca wystawianie faktur w obrocie gospodarczym zgodnie z nowymi przepisami i zakresem obowiązku.

KSeF – wsparcie dla przedsiębiorców

Ministerstwo zapowiedziało szereg rozwiązań, które mają pomóc firmom w przystosowaniu się do nowego systemu. Do końca 2026 r. obowiązywać będą przepisy przejściowe, które zapewnią firmom więcej elastyczności i czasu na adaptację:

🔷 utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,

🔷 nie będą stosowane kary za błędy w fakturowaniu przez KSeF,

🔷 nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach, także przy płatnościach MPP.

Dodatkowo, przygotowano tryb „offline24”, pozwalający wystawiać faktury poza systemem w sytuacjach technicznych lub przy fakturach dla kontrahentów bez NIP. Taka faktura będzie później wprowadzana do systemu bez utraty zgodności z datą wystawienia.

Rozwiązania dla masowego fakturowania i załączników

Nowa wersja systemu KSeF uwzględnia również potrzeby firm wystawiających dużą liczbę faktur oraz korzystających z dodatkowych danych w dokumentach sprzedaży.

Na podstawie zgłaszanych postulatów wprowadzono możliwość dołączania załączników do e-faktur. Będą one stanowić integralną część dokumentu i zostaną ujęte w strukturze logicznej FA(3). Dzięki temu podatnicy będą mogli przekazywać w ustrukturyzowanej formie szczegółowe informacje, takie jak m.in. cena jednostkowa, miara, ilość czy dane opisowe – zgodnie z dotychczasową praktyką stosowaną w fakturowaniu papierowym lub PDF.

Dodatkowo utrzymano możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur również dla konsumentów, co stanowi ułatwienie dla firm prowadzących sprzedaż masową.

Aplikacja mobilna i zarządzanie fakturami

Obecna mobilna aplikacja KSeF, udostępniona przez Ministerstwo Finansów, pozwala już teraz korzystać z systemu w wersji dobrowolnej. W ramach wdrożenia KSeF 2.0 aplikacja zostanie zaktualizowana i dostosowana do nowych funkcjonalności.

W nowej wersji przedsiębiorcy będą mogli m.in.:

• wystawiać, przeglądać i udostępniać faktury,
• zarządzać profilami sprzedawcy – przydatne zwłaszcza w przypadku wielu podmiotów,
• tworzyć listy nabywców i rachunków bankowych,
• przechowywać dane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy.

Aplikacja będzie dostępna bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Użytkownicy już teraz mogą zapoznać się z jej działaniem i stopniowo wdrażać KSeF w codziennej praktyce – jeszcze przed wejściem obowiązku.

Przypominamy, że obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obligatoryjny dla dużych firm, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 milionów złotych brutto. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze podmioty wykluczone cyfrowo – czyli takie, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie – zostaną objęte tym obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF?

📩 Skontaktuj się z naszymi ekspertami – pomożemy Ci w analizie, integracji i testach.