Wszystkie e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Tak więc nie ma obowiązku ich pobierania i przechowywania. Jednak ze względu na olbrzymią liczbę dokumentów przechowywanych przez KSeF, nie ma możliwości ich elastycznego przeszukiwania. Aby je zaindeksować i w wygodny sposób przeszukiwać, konieczne jest ich pobranie i przechowywanie poza KSeF w strukturach do tego zoptymalizowanych. Dodatkowo dobrą praktyką jest posiadanie własnej kopii wszystkich dokumentów, a więc zarówno e-faktur jak i odpowiadających im UPO.

14.03.2023

Zasady numeracji faktur są określone w ustawie i nie zmieniają się po wdrożeniu KSeF. Natomiast kolejność wysłania faktur do KSEF nie ma znaczenia. Dlatego w przypadku odrzucenia faktury należy ją poprawić i przesłać ponownie.

14.03.2023

Zgodnie z aktualnymi przepisami, dla wszystkich podatników – zarówno zwolnionych z VAT, jak i VAT czynnych – obowiązuje jeden i ten sam termin wdrożenia KSeF:

• od 1 lutego 2026 r., jeśli wartość sprzedaży (łącznie z podatkiem) w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od tego, czy są zwolnieni z VAT, czy są podatnikami VAT czynnymi.

„Sesją interakcyjną” w KSeF nazywamy połączenie z KSeF, uwierzytelnione podpisem lub tokenem autoryzacyjnym (zwrócona przez KSeF sesja może przez jakiś czas nie być jeszcze gotowa do użycia). W ramach jednej sesji można wielokrotnie komunikować się z KSeF nie korzystając już z tokenu autoryzacyjnego. Każda faktura wysłana do KSeF w ramach takiej sesji jest traktowana osobno – dzięki temu odrzucenie jednej faktury nie powoduje odrzucenia pozostałych, prawidłowych faktur. Sesja może zostać zakończona przez użytkownka albo przez KSeF – na przykład w wyniku dłuższego braku aktywności użytkownika albo na skutek awarii. Po zamknięciu sesji, KSeF przygotowuje UPO dla wszystkich faktur wystawionych w jej ramach.

28.03.2023